No es un término nuevo, pero si algo que cada vez está más patente en las empresas. Aunque en un primer momento este concepto os sea desconocido, en cuanto os contemos de que se trata, lo vais a identificar inmediatamente.
¿Qué es el Shadow IT? Shadow IT es toda aquella solución, adoptada tanto por usuarios individuales como por otros departamentos, que se utiliza dentro de la empresa y que está fuera del control de departamento de TI.
¿A qué se debe esto? La adopción de los cambios tecnológicos en las empresas no son lo suficientemente rápidos para satisfacer las necesidades actuales de los usuarios. Estamos en mundo de la inmediatez, todos queremos disponer de las últimas soluciones tecnológicas y lo queremos ya.
Estas aplicaciones, no corporativas, facilitan el trabajo a los usuarios y les hace ser más productivos, de hecho ya las conocen por ser utilizadas también en su vida privada. La contraprestación es el peligro que entraña su uso al estar fuera del gobierno del departamento de TI.
La dirección de TI es conscientes de que se están utilizando, pero en muchas ocasiones no puede prohibir su uso hasta disponer de una solución alternativa ya que, de no ser así, afectaría negativamente a la productividad de la empresa.
La mayoría de estas soluciones adoptadas al margen de IT son aplicaciones del entorno Cloud, que permiten gestionar y disponer de la información de manera ágil y desde cualquier dispositivo sin complicados sistemas de acceso.
Para los usuarios “de a pie”, lo más común son:
- Sistemas de compartición de información
- Correo no corporativo
- Sistemas de comunicación IP
- Accesos desde dispositivos privados al correo electrónico, documentación…
Para los departamentos que invierten ajenos a IT suelen ser:
- Aplicativos para el análisis de la información
- Aplicaciones de gestión
Esto, unido a la no adopción de una estrategia adecuada para gestionar el BYOD, hace más complicado aún el control de la información.
Los usuarios demandan acceder a recursos corporativos desde sus propios dispositivos (smartphones, tablets….), con aplicaciones sencillas, de una gran usabilidad y de las que el departamento de TI no tiene control.
EL departamento de IT tiene que dar alternativas al usuario, si no terminará buscando la manera de hacerlo, poniendo en riesgo la información de la empresa, o simplemente esta perderá un alto porcentaje de productividad al no facilitarles los recursos necesarios.
Para acabar con esta problemática existen soluciones de rápida implantación y adopción por parte de los usuarios que permiten a los departamentos de TI recuperar el control de y dejar de luchar contra molinos de viento.
Para tener una foto clara del estado actual del Shadow IT en una empresa y saber realmente a que nos enfrentamos es necesario:
- Análisis previo de las aplicaciones que se están utilizando en nuestra red.
- Identificar desde que dispositivos se está accediendo a los recursos de la empresa.
Una vez detectados los dos puntos anteriores, es el momento de actuar:
- Implementando aplicaciones corporativas que den solución a las necesidades de los usuarios.
- Bloquear el uso del resto de aplicativos no corporativos.
- Implementar una solución de BYOD para el acceso a recursos de la empresa desde dispositivos personales.
Aunque pueda parecer que este tipo de soluciones llevan implícitos proyectos de larga duración, no es así. Podemos acabar con el Shadow IT de la empresa en muy poco tiempo y a unos costes muy razonables.
